La negociación se da en todos los ámbitos de la vida, desde el familiar hasta el laboral.

Desde pequeños, inclusive, nuestros padres negocian con nosotros cuando no pueden comprarnos el juguetito que nos encantó en la tienda o para hacer las tareas del colegio.

Rara vez ocurre lo del “negociador nato”. Las habilidades, tipos y estilos de negociación se practican. En mi opinión, incluso debe ser una materia obligatoria en el colegio, así como existen ahora clases de debate.

Una de las máximas de los abogados dice que “es mejor un mal arreglo que un buen pleito”; y es la pura verdad. Usualmente se consigue más mediante un acuerdo, que en uno de estos pleitos eternos ante los tribunales de justicia. Pero esto solamente es posible si ambas partes están abiertas a negociar.

Una negociación efectiva tiene muchas artistas y se vuelve tan dinámica como diferentes son los perfiles de los participantes y los temas en discusión.

En esta oportunidad me voy a enfocar en el inicio de los encuentros de negociación. No perdamos de vista lo medular del proceso de negociación que es que ambas partes se reúnen con el objetivo de discutir temas de importancia para ambos, negociar términos y condiciones y lograr comprometerse con acuerdos que les resulten favorables.

Para que ese primer encuentro e intercambio se desenvuelva apropiadamente se debe establecer un ambiente de armonía, comodidad y respeto para negociar, lo que en la cultura anglosajona se conoce como rapport.

Normalmente cada parte asiste con el interés de ganar más y perder menos, mientras menos se ceda más cómodo se está. Asimismo, cada parte tiene el ferviente deseo de que la contraparte acepte sus propuestas sin muchas objeciones. Por lo cual, generalmente, las partes llegan ansiosas, estresadas o nerviosas (o tratando de disimular que no lo están). Si el tema te toca a nivel personal, puede haber otros sentimientos como ira, molestia, irritabilidad, enojo.

Precisamente por ello es que al hablar de negociación inmediatamente pensamos en confrontación y pelea, cuando debe ocurrir todo lo contrario.

El primer encuentro o reunión siempre es para buscar información, conocer a la contraparte, sus intereses y estilo de negociar. Es imprescindible que los negociadores creen un ambiente agradable y neutro para ejecutar una negociación. Está comprobado que atender esta parte previa mejora enormemente la probabilidad de establecer una interacción placentera y productiva.

Primero debemos estudiar con quien vamos a negociar. ¿La conocemos de antes? ¿Hemos negociado con ella anteriormente? ¿Estamos familiarizados con su personalidad y estilo de negociación? ¿Debemos recabar información sobre esta persona?

Si no conocemos nada sobre la otra persona, lo más propicio es buscar la mayor cantidad de información posible para tratar de descubrir si esta persona viene con los guantes [de boxeo] puestos o si es cooperador, si es honesto o deshonesto, si es simpático o desagradable, si es muy formal o prefiere la informalidad…

Esta serie de preguntas se dan porque no es lo mismo negociar con el socio de tu compañía con quien mantienes una relación de más de 10 años a negociar con un cliente nuevo. Conocer al otro te da luces de cómo crear el rapport y te prepara para los distintos escenarios de un encuentro.

Hay que crear un ambiente que propicie más acuerdos que enfrentamientos.

Le comparto algunos tips para crear el rapport:

  • Inicie el encuentro con una sonrisa y un amistoso apretón de manos.
  • Cuide la comunicación no verbal. Esta infografía me parece genial para que revisemos esos gestos y maneras que nos salen inconscientemente, pero que nos sabotean por el efecto psicológico que producen en el otro.
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Infografía sobre comunicación no verbal.
  • Tenga conversaciones preliminares de temas varios como el clima, la situación del país, los partidos deportivos. Son importantes para calmar los nervios y entablar una comunicación más fluida y positiva. Mientras más incómodo esté alguno de los participantes menos efectiva resultará la reunión. Los negociadores pacientes obtienen mejores resultados globales mejores. Ir directo al grano puede perjudicar el ambiente.
  • Despersonalice el conflicto. Ayuda a pensar más fría y objetivamente cuando el negociador se deslinda del conflicto a cuando se deja llevar por sus emociones. La ira, el enojo, la tristeza bloquean los canales de comunicación y truncan la negociación. Hablar basados en emoción y no en razón puede hacernos decir algo que sea difícil de retractar. Precisamente por este punto, es preferible que el abogado no se defienda a sí mismo en un pleito o que un médico no opere a su hijo.
  • Escuche. No se puede recabar información sobre la contraparte y su situación si sólo oímos para contestar, no lo escuchamos. Escuche más allá de los datos que le pueda brindar.
  • Susceptibilidades fuera de la habitación. Debe estar consciente en todo momento que su contraparte también desea obtener los mejores resultados de la negociación y ceder lo menos. No lo tome personal, no se sienta atacado por la contraparte mientras esté haciendo su labor. Si la contraparte se exalta, grita o insulta, no siga el juego, tómense un receso hasta que se logre recuperar la compostura. Manténgase siendo cortés y profesional. Eventualmente su actitud avergonzará a su oponente.
  • Proveer información. Una evidencia de la apertura y cooperación existente en el encuentro es brindar información. Sin embargo, no es conveniente entregarlo todo al primer encuentro, especialmente con información sensitiva para la negociación (fortalezas). Si la contraparte no está proporcionando información tan valiosa como la que se está revelando, hay que cambiar de estrategia. Hay que evitar un desequilibrio de información que favorezca a la contraparte.
  • Escoger lugares neutros. Una reunión en la oficina de una de las partes hace que su contrario se sienta incómodo, especialmente cuando no hay igualdades físicas, es decir, que el “anfitrión” esté en su escritorio y silla cómoda que ocupan la mayor parte del espacio de la oficina mientras que el “visitante” le toca sentarse de frente, en sillas más pequeñas o incómodas. Dependiendo de los participantes y lo que se va a negociar es preferible iniciar en lugares neutros y que se adapten, tales como salas de conferencia o reuniones que creen un ambiente equilibrado o que esté fuera de las oficinas de alguna de las partes (terceros) o un restaurante.
  • ¡Bye hippies! Sin duda, la negociación es dinámica ya que varía de acuerdo a los participantes y lo que se intenta negociar. No todo es paz y amor. Por ende, el negociador exitoso debe ser perspicaz para cambiar la estrategia y saber cuándo debe inyectar más actitud y firmeza para causar impacto sin cruzar los límites de la agresión.
  • El rapport no sólo ocurre en el primer encuentro, sino que debe mantenerse durante todo el proceso. Hay procesos de negociación que pueden durar una semana como otros que pueden tomar un par de años.  ¡Ánimo! No desfallezca.
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Baltimore Jewish Council Meeting. by Jay Baker at Annapolis, MD.