Los tiempos cambian, el mundo se ha globalizado y es mucho más competitivo de lo que era antes. Ni hablar de las estadísticas de abogados graduados en Panamá por año. Por eso se menciona mucho últimamente que la visión del abogado debe cambiar, que las firmas de abogados deben ver más allá del panorama jurídico y adquirir una visión más empresarial. Ya ese modus operandi de los socios formando un estudio jurídico, limitándose a conseguir clientes y facturar, creando una jerarquía piramidal de asociados, abogados junior y pasantes se está quedando obsoleto.

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The view from australian law firm by Brodie Karel

Los despachos del presente están adquiriendo una proyección más empresarial, se preocupan por su identidad e imagen corporativa, invierten en branding y marketing, forman un equipo de recursos humanos funcional (no sólo una persona encargada de la planilla) y buscan sistemas para mejorar su organización, gestión, repartición de tareas, a fin de ser más eficientes y rentables.

Por eso hoy quiero compartirles sobre el Legal Project Management o Gestión de Proyectos Legales (LPM, por su nombre en inglés), que es la aplicación de conceptos de gestión de proyectos (Project management) para administrar y gestionar asuntos legales.

Empecemos definiendo qué es gestión de proyectos o Project management y me tomo prestada la definición de Wikipedia es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.”

Tomando en cuenta esto, vemos por qué aplicar esta disciplina usada desde hace añales en los negocios y en la ingeniería funciona perfectamente en los temas legales. Ahora más, en la era digital, que tenemos a nuestra disposición sinnúmero de softwares que ayudan con la tarea. No es nuevo. De hecho, es algo que han hecho los despachos jurídicos y abogados de manera instintiva y empírica toda la vida, algunos más informales que otros.

Es tomar cada asunto (caso) de cada cliente y verlo como un proyecto. Igualmente aplicable a temas propios de la firma, tales como contratación de personal o capacitaciones.

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Cada proyecto tiene una fecha de inicio definida, en la mayoría se puede establecer las fases que lo integran, un estimado del tiempo y costos ordinarios de cada fase, control de gastos, equipo humano, tiempo invertido y el objetivo final que cierra el proyecto.

El LPM se enfoca más en la metodología del negocio de proveer servicios que en el fondo del trabajo de derecho como tal.  Por ello, se puede aplicar tanto a temas básicos, como compraventas de inmuebles, como a cuestiones impredecibles, ejemplo pleitos. Asimismo, el LPM usualmente lo implementa un ingeniero industrial o un administrador de empresas, no el abogado. El Project manager (gerente o administrador de proyectos) debe marcar la hoja de ruta para sistematizar y agilizar la prestación del servicio, aprovechando mejor los recursos con lo que cuenta y asegurándose que se esté siguiendo el plan trazado y que el sistema se esté alimentando constantemente.

Establecer un sistema de LPM en la gestión jurídica sin duda tiene ventajas para la firma y para el cliente.

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The Project Manager Juggling Act / by: angeline veeneman

Ayuda a gestionar organizadamente los casos; permite llevar un mejor seguimiento o tracking de los asuntos en trámite y cerrados; hace a la firma más eficiente; agiliza el cálculo o predicciones de tarifas, tasas y costos; mitiga las sorpresas, es decir, ayuda a minimizar el riesgo; al ser más eficientes, se aprovecha mejor los recursos e incrementa sus ingresos; facilita la rendición de cuentas y reportes de status a los clientes; entre otras.

No es coincidencia o moda que tantas empresas, hoy en día, estén buscando project managers.

Ahora bien, para los bufetes tradicionales es un poco difícil. De hecho, conversando con un amigo ingeniero, que se ha dedicado a la gestión de proyectos en otras industrias, Paul Tijerino, me cuenta que el reto más grande de implementar un sistema de Project management es “hacer que todas las personas que trabajen contigo acepten la forma de trabajar y por así decirlo ‘se monten al bus’… Las personas suelen estar reacias al inicio pero una vez descubren que la metodología brinda mayor organización y mayor provecho de los recursos en cuanto a tiempo y dinero ésta les termina gustando”.

Además del cambio de actitud, hay que estar consciente que el LPM es una inversión (que muchos ven al principio como un gasto innecesario). Como mínimo, implica la contratación de una persona idónea para encargarse de gestionar el tema, el software que se utilizará y los cambios físicos y estructurales que se deban realizar para la implementación adecuada.

Cuando le pregunté a Paul que a quiénes les recomienda esto me dijo que “el Project management es recomendado para todo tipo de empresas. Si bien es cierto, no todas las empresas (sobre todo las PYMES) pueden costear una inversión de este tipo, con el tiempo el valor agregado que trae a la organización principalmente basado en el cumplimiento de tiempo y mayor provecho de recursos es lo que hace ver que la inversión valga la pena”.

Aunado a esto, comparto que las firmas medianas y grandes cuentan con más recursos para hacer del LPM una realidad en sus operaciones. Sin embargo, las firmas pequeñas, especialmente “nuevas”, están en un momento perfecto para implementar un sistema de LPM, aunque sea muy básico, ya que es más fácil integrarlo a la identidad corporativa de la firma y que los colaboradores se adapten. Suele ser más difícil imponerlo a colaboradores de tiempo y experiencia dentro de empresa, porque son más renuentes al cambio. ¿Les suena familiar la frase “pero es que siempre lo hemos hecho así”?

Se los dejo hasta allí. Cada firma de abogados como empresa de servicios tiene el deber de cuestionarse la forma en que sirve a sus clientes, de reinventarse si es necesario, de examinar si puede realizar el trabajo más eficientemente para obtener mejores resultados y sobretodo evaluar cómo hacer esto posible.

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by Steve Jurvetson